Organismos de todos los poderes y niveles requieren modernizarse para lograr una gestión pública digital que cumpla con la Ley General de Archivos
- La implementación de sistemas digitales también involucra a otras leyes como la General de Contabilidad Gubernamental, de Transparencia y Acceso a la Información y de Mejora Regulatoria
- La modernización incluye computadoras, tabletas, celulares y todo el equipo susceptible a integrarse a una red digital
Hoy en día todo organismo de los poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, así como a cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos en el ámbito federal, estatal o municipal, no puede eludir la implementación de sistemas digitales para el desarrollo de las funciones de administración interna y brindar atención hacia el exterior.
Los entes públicos del país requieren modernizar sus procesos para ofrecer mejores servicios. Por ello surge la necesidad de implementar y utilizar nuevas tecnologías, entre las que se contemplen los sistemas digitales actualizados, incluyendo computadoras, tabletas, celulares y todo el equipo susceptible a integrarse a una red digital.
También es importante que las instituciones busquen promover y apegarse a lo establecido en las políticas en materia de acceso a la información pública y transparencia, buscando permitir el acceso a archivos electrónicos, no sólo para incrementar la confianza en la administración, sino para que se pueda generar el acervo electrónico. Pero este nuevo modelo de trabajo requiere la implementación de un sistema institucional de gestión documental que posibilite estas funciones.
El 15 junio de 2018 la Ley General de Archivos fue publicada en el Diario Oficial de la Federación, con la cual se pretende modernizar la gestión archivística de la administración pública. Dicha Ley obliga a los sujetos a:
- Acreditar en documentos todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.
- Mantener los documentos en archivos administrativos actualizados, con las características de completitud, exactitud y transparencia, en términos del artículo 6º, apartado A, fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- La ley establecerá las condiciones y características para la organización, administración, modernización y preservación de los archivos, como un elemento de garantía del derecho de acceso a la información pública.
Al cumplir la Ley General de Archivos se estarían logrando estos objetivos:
- Modernización, eficiencia operativa y mejoría en el tiempo de trámites.
- Confianza en los servicios gubernamentales.
- Ubicación física y certeza de expedientes documentales.
- Ahorro físico de espacio en almacenes, archivos y estanterías.
- Facilidad de clasificación y accesibilidad.
- Generación permanente de reportes.
- Procedimiento de Entrega-Recepción.
- Fácil respaldo y almacenaje alternativo.
- Permanencia en el tiempo.
Al cumplirse los propósitos de una gestión pública digitalizada, se facilitará la consulta en línea con los archivos digitales y habrá un mejor resguardo de la información histórica, así como un mayor control de los expedientes. De esta forma se creará una relación dinámica que podrá facilitar el acceso a la información y la cercanía con la ciudadanía.
Paralelamente se deben actualizar los archivos digitales que contengan la información necesaria para que se dé cumplimiento a la Ley General de Contabilidad Gubernamental, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, la Ley de Mejora Regulatoria y la cuenta pública.
Estamos en una época en la que tenemos menos espacios físicos, pero mayor disposición de tecnología. Las leyes se han modificado y la digitalización es una realidad que ha llegado para quedarse.
