¿Cómo implementar el software de legaltech?

La tecnología aplicada al derecho es más que la compra de una herramienta, pues implica todo un proceso de transformación que involucra al equipo de trabajo y a los clientes

• Profesionistas, colegios, barras de abogados, tribunales y áreas legales de empresas, están empezando a voltear a ver el legaltech 
• Una vez resuelto el diagnóstico y el diseño del modelo de actuación o de negocios, se puede buscar el  software de legaltech

El legaltech está de moda. Se trata de un proceso de innovación de la tecnología aplicada al derecho, aunque se cree que es solamente cuestión de ir a comprar herramientas tecnológicas para automatizar la oficina.

Es primordial entender que la transformación que se ha tenido en el ámbito legal en todo el mundo ha ocurrido en los últimos tres o cuatro años. La pandemia aceleró la transformación, lo que hizo que todos los sectores de la industria legal entendieran que el consumidor está cambiando sus preferencias, que la digitalización llegó para quedarse y que la tecnología es una gran aliada para enfrentar el futuro.

Como una muestra de esta transformación podemos ver las opiniones de los abogados de diferentes sectores en la edición 2021 de Las Predicciones para el Legaltech y Negocios Legales, desarrollada por Aderant, empresa líder de en la creación de software  para firmas legales con base en Atlanta, Estados Unidos:

• La disrupción en el negocio legal continuará y los despachos legales seguirán desarrollando nuevos modelos de negocio.
• Los no-abogados seguirán definiendo la ruta de la industria.
• Las firmas legales se quedarán con el trabajo virtual como una práctica normal y reescribirán las expectativas del negocio y nuevas reglas “híbridas” serán definidas.
• Los equipos de abogados aceptarán la tecnología para tener una mejor colaboración.
• Los abogados que no aceptaban la tecnología, finalmente la adoptarán poco a poco.
• El nuevo abogado será más ágil en su práctica diaria.
• Los despachos seguirán recibiendo peticiones de los clientes por descuentos.

La transformación y la adopción de tecnología es más que un hecho en la industria legal. Aunque México va lento, la buena noticia es que gracias a la adopción de las nuevas tendencias digitales y la ampliación de su aplicación en los negocios, el cambio en la legislación y la presión de la pandemia, profesionistas, colegios, barras de abogados, tribunales y áreas legales de empresas están empezando a voltear a ver el legaltech como una solución para hacer eficientes las operaciones y los servicios que ofrecen.

¿Pero por dónde empezar si se cree que la solución más sencilla es conseguir el software de legaltech más famoso, más utilizado o más popular? Se debe hacer un diagnóstico de la situación del despacho o área jurídica para entender, primero, cuál es su situación actual, conocer bien a sus clientes, la operación, la estructura, la ruta de sus investigaciones documentales y la forma de creación de sus documentos, para entonces determinar sus problemas y necesidades.

Con este diagnóstico, se parte a un proceso de innovación para diseñar el nuevo modelo de actuación o de negocios, en el cual deberán de participar todos los involucrados del departamento o unidad y que tendrá que estar orientado a  resolver el problema del trabajo diario (procesos, operación y creación de documentos) y el del servicio a sus clientes, ya sean internos, (en un área legal) o externos, (en un despacho). 

Una vez resuelto el diagnóstico y el diseño del modelo de actuación o de negocios, se puede entender en dónde están los cuellos de botella en la operación, la creación y el seguimiento de documentos y la atención al cliente. A partir de ahí será posible definir qué procesos son necesarios automatizar, y entonces se puede buscar la solución tecnológica adecuada, el software legaltech o la combinación que pueda ayudar a la eficiencia de los procesos. 

Ya definido el software, viene la parte la implementación de la solución, el cambio o la instalación de los nuevos procesos operativos y el cambio de la forma tradicional de trabajo, la parte más importante y difícil del proceso. Es importante mencionar que lo más complicado para el humano es el cambio, las personas se niegan a cambiar la forma tradicional de trabajo, pueden entran en la etapa de miedo por sentir una amenaza de ser desplazados por la tecnología. 

Es muy importante iniciar un proceso de gestión de cambio a la par de la implementación de cualquier proceso de innovación o implementación de herramientas tecnológicas, lo que implica involucrar a todos y mantener un buen proceso de comunicación entre el equipo de trabajo. Por último, es importante que esté alineado a la satisfacción del cliente. 

La transformación de la industria legal es un hecho, ya no hay vuelta atrás y quien no se modernice perderá mercado, clientes y oportunidades. ¿Cuándo empezar a cambiar?